¡Como implementar el nuevo CFDI y no morir en el intento!
Se acerca el tiempo limite para estar actualizado sobre el nuevo CFDI y sus complementos, aquí te dejamos una guía que te señala que hacer para estar preparado.
- ¿Sientes que ya estás listo para poder cumplir con la nueva obligación fiscal del CFDI y complemento de pagos?
- ¿Crees que solo es necesario comprar la actualización de tu software?
- ¿Sabes cuáles son los riesgos de no estar listo el 1 de diciembre?
OBJETIVO DE LA GUÍA
El nuevo CFDI 3.3. y el complemento de pagos entraron en vigor el 1 de julio de 2017, sin
embargo, por disposición de la resolución miscelánea su fecha límite para migrar es el 1 de
diciembre de este mismo año. Muchas personas creen que este cambio es solo cuestión de
actualización de software y que es un cambio menor; pero en base a nuestra experiencia,
hemos visto que este cambio conlleva una serie de ajustes en la administración de la empresa,
en los sistemas y en los registros contables. Esta guía fue preparada especialmente para ti, que
estás interesado en migrar a esta nueva versión y tienes la duda si estas considerando todos
los aspectos de tu negocio o empresa donde trabajas.
RIESGOS DE NO IMPLEMENTAR EL CFDI
1.Si llega el primero de diciembre y no te encuentras listo, lamento decirte que tus clientes no
van a poder comprarte, ya que no va poder ser deducible tu comprobante.
2.Si desconoces el alcance de los nuevos requisitos de los comprobantes fiscales, puedes
estar realizando operaciones que no sean deducibles para ISR o acreditables para IVA.
3.Ten muy en cuenta la posibilidad de multa por parte de las autoridades fiscales.
LIMITANTES DE LA GUÍA
1. Como cada empresa tiene un giro y procesos especiales, es necesario analizar cuáles puntos
de esta guía le aplican, recuerda que el análisis debe ser desde 2 enfoques: emisión y recepción
de comprobantes.
IMPLEMENTACIÓN DE LA HERRAMIENTA.
Para la implementación de este nuevo comprobante, es necesario los siguientes pasos:
PASO 1: INFORMACIÓN Y DIAGNÓSTICO.
En base a los análisis realizados en varias empresas, las áreas que deben involucrarse en
este cambio son:
• COMPRAS Y GASTOS.
• FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR.
• TESOSERÍA Y CUENTAS POR PAGAR.
• CONTABILIDAD.
• SISTEMAS.
Estas personas deben conocer cuáles son los cambios fiscales e identificar el impacto que
tiene en cada una de sus áreas. Es importante hacerles conocer que adaptarse a este nuevo
cambio es parte de su RESPONSABILIDAD.
En este punto hay que analizar cuál es el SOFTWARE que se usa para facturación, tesorería y
contabilidad. Existen 2 tipos: los propios y los de paquete.
En el caso de software propio, el personal de desarrollo debe involucrarse al proceso de
cambio y plantear un cronograma de la programación para tener el sistema listo antes
del 1 de diciembre.
Cuando el software es de paquete, hay que analizar:
1. Los tiempos de liberación de la actualización.
2. Si es necesario adquirir algún módulo adicional.
3. Los precios de las actualizaciones.
PASO 2: ANÁLISIS DE CATÁLOGOS.
Este paso consiste en:
2. Designar las áreas responsables de su aplicación.
3. Validar los catálogos antes de importar.
Entre los 17 catálogos del SAT los más importantes a trabajar son los de unidad de medida y
los de productos y servicios, ya que hay que buscar los códigos de los productos que vendes
en tu empresa y registrarlos en un Excel o directo al sistema, para que se pueda incorporar ese
código en la nueva factura. Si tu empresa es de servicios tal vez este no sea un problema, pero
considera que debes tener en cuenta que debes validar los códigos de tus deducciones, ya
que si existe un error en el código puedes tener un problema en la deducción.
PASO 3: REVISIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
El CFDI y el complemento de pagos tienen procesos particulares que se definen en el anexo
20 de la resolución miscelánea y las guías de aplicación que se encuentran en la página del
SAT. Algunos procesos particulares son el proceso de cancelación de factura con complemento
de cobro aplicado o el proceso de anticipo y/o parcialidades.
Por lo anterior es necesario hacer un análisis de los procesos actuales y los nuevos (ejemplo:
timbrar el cobro) y hacer una definición de procesos en la implementación del CFDI, esto con
el apoyo de descriptivas de puesto, descripción de procedimiento, diagramas de flujo, políticas
y autorizaciones.
Entre los principales procesos a revisar están:
COMPRAS Y GASTOS
•Validación de Facturas recibidas de Proveedores con nuevo esquema.
•Revisión del proceso de facturas de Proveedores canceladas (reemplazo de factura asociada
o cancelación total de la compra) incluyendo la autorización por buzón tributario.
•Recepción / Validación de Notas de Crédito de Proveedores ( Devolución, Descuento o boni-
ficación).
•Recepción / Validación de Notas de Crédito canceladas y ya aplicadas a movimientos.
•Anticipos a Proveedores, CFDI y complemento de Pago.
•Cancelación de anticipo a proveedores.
•Entrada a Productos al almacén (revisión del código SAT proveedor vs código Interno).
•Alta de códigos de productos y unidades de medida no existentes en el sistema.
•Salida de almacén de productos que forman parte de un paquete o servicio.
•Aclaración con Proveedores CFDI vigentes vs Recibidos.
FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR
•Anticipos de clientes. La facturación y Comprobante de cobranza.
•Cancelación de anticipos. Cancelación de anticipos con complemento de pago.
•Facturas a clientes con pago en parcialidades.
•Alta de códigos de productos y servicios nuevos para facturar en el sistema.
•Facturación de Contado.
•Facturación a Crédito.
•Refacturación (con o sin cobro aplicado).
•Cancelación de Facturas a clientes por medio de buzón tributario.
•Cancelación de facturas con cobros ya aplicados.
•Generación y envío de Comprobantes de Cobranza (complemento de pago).
•Cancelación / confirmación de complemento de pagos.
•Depósitos directos de Clientes, comprobante de cobranza antes / después de aplicar a cartera.
•Cheque rebotado de Clientes, cancelación de complemento de pago.
•Aclaración con Clientes CFDI vigentes vs timbrados.
•Corte de caja. Amarre de CFDI con forma efectivo vs efectivo a depositar, cheques, TC, etc.
TESORERÍA Y CUENTAS POR PAGAR
•Diferencias en partidas en tránsito vs comprobantes de pago/ cobro.
•Recepción del CFDI del complemento de pago a partir de cheque o transferencia.
•Asociación del complemento de pago al movimiento de egreso.
•Asociación del complemento de pago con múltiples movimientos de diferentes Facturas/ tasas de
impuesto.
•Recepción / Validación de comprobantes de Pago cancelados.
CONTABILIDAD
•Amarre Fiscal de los CFDI con forma de pago + complemento de pago vs cálculos de impuestos.
•No recepción de comprobante de pago timbrado. Cancelación de operaciones.
•Registro / Validación de Facturas canceladas no consideradas DESPUÉS del cierre de mes, envío de
balanza, pólizas del mes.
•Depósitos directos de clientes No identificados (Determinar fecha de timbrado).
•Conciliación Facturas timbradas de Proveedores vs vigentes en portal del SAT.
PASO 4: ACTUALIZACIÓN DE SISTEMA INFORMÁTICO.
Gran parte de que puedas cumplir con esta nueva obligación depende de tu sistema informático, por
lo que debes considerar lo siguiente:
•Valorar los procesos que trae el sistema y compararlo con lo de tu negocio (que el sistema se adapte a
ti, no tu a el sistema).
•Analizar la viabilidad de solicitar a tu desarrollador adaptaciones al sistema.
•Importar desde Excel (si es posible) los catálogos del SAT o capturarlos al sistema.
•Recuerda hacer un respaldo antes de instalar la actualización, por seguridad.
•Asignar parámetros y permisos de usuarios al sistema.
•Capacitar al personal en las nuevas pantallas del sistema.
PASO 5: VALIDACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN.
